Les Commissions
Des groupes de travail ad-hoc, permanents ou temporaires
Les Commissions gèrent, sous la responsabilité d'un Président désigné, le mandat qui leur est donné par le Conseil, dans le cadre des tâches et des compétences de chacun. Au moins un membre du Conseil doit faire partie de chaque commission, celui-ci informe le Conseil sur le déroulement des travaux de la ou des commission(s) dont il fait partie. Un procès-verbal de chaque réunion des commissions sera tenu et diffusé aux membres du Conseil sous forme électronique et éventuellement mis sur le site protégé.
Le Trésorier sera averti suffisamment tôt concernant les demandes d'avance de fonds nécessaires. Un décompte des dépenses, clair et complet, sera donné au Trésorier pour qu'il puisse tenir la comptabilité générale, selon son mandat. Ce décompte sera fait chaque fin d'année pour les commissions permanentes et le plus tôt possible à la fin du mandat pour les commissions temporaires.
Une commission ad-hoc peut être ponctuellement constituée pour l'organisation d'un évènement ou autre. Son Président est nommé par le Conseil. Dans certains cas, une sous-commission temporaire peut être crée par une commission permanente. Dans ce cas des procès verbaux seront tenus et diffusés au Président le la commission de tutelle et au membre du Conseil faisant partie de cette commission.
Les Commissions de la saison 2024-2025
Commission de Navigation (permanente)
Commission permanente qui se réunit au moins trois fois l'an ou selon besoin, elle se charge de la gestion technique de la barque La Vaudoise, des questions relatives à l'Equipage et de la gestion des sorties de la saison de navigation. Elle est composée du Préfet Maritime, responsable de la commission, du 1er Patron, du Bosco, du Commissaire, du Grand Patron Adjoint et du responsable de l'équipe du mercredi. Bernard Thonney (Patron) en assure le secrétariat et, selon les sujets à traiter, les Patrons de la Barque sont consultés.
Commission des Locaux (permanente)
Commission permanente qui se réunit en fonction des besoins et selon les problèmes à traiter, elle gère l'ensemble des locaux loués ou appartenants à la Confrérie des Pirates d'Ouchy et les dépenses y relatives. Elle est composée du Sénéchal, responsable de la commission, du Grand Patron, du Trésorier et du Préfet Maritime.
Commission des Partenaires (selon besoin)
Interface privilégié avec nos partenaires, la commission gère les aspects relationnels et contractuels avec eux et met sur pied toute campagne de recherche de fonds lors de dépenses extraordinaires (rénovations importantes de La Vaudoise par exemple). Le grand Patron en est responsable et est assisté par son conseiller et Consul des Pays de l'Est, le Grand Patron-Adjoint, le Trésorier et le Grand Scribe.
Commission de la Trésorerie (selon besoin)
Cette commission se réunit à la demande du Trésorier pour traiter tout aspect lié à la gestion de la trésorerie ou aux investissements de la Confrérie sortant de l'ordinaire. Son responsable est bien sûr notre trésorier et est composée du Grand Patron et du Grand Scribe.
Commission de la Communication (selon besoin)
Une commission importante qui gère tout ce qui touche à l'image et les communications autour de La VAUDOISE, de la Confrérie des Pirates et de la Commune Libre d'Ouchy., aussi bien internes qu'externes. Ceci inclut les relations avec la presse et les relations publiques, le magazine pour les membres La Taverne et la e-Taverne, le site Internet, le Journal d'Ouchy et la promotion des évènements particuliers organisés par la Confrérie. La commission se réunit sur demande pour traiter des besoins spécifiques ou les changments importants. Sa composition varie selon le thème à traiter et est dirigée par le Héraut (ou à défaut d'un Conseiller en charge). Outre son responsable, elle est généralement constituée du Grand Patron, du Syndic, du Sénéchal, du Grand Scribe, d'un ou plusieurs conseillers pour les grands évènements, du (des) répondant(s) du Journal d'Ouchy, du Webmaster si concerné et, le cas échéant, du responsable du merchandising.
Commission des Vins (selon besoin)
Commission importante pour la Commune Libre et Indépendante et pour la Confrérie des Pirates d'Ouchy, la Commission des Vins est dirigée par le Syndic et se réunit à sa demande ou selon les besoins de la vigne et des vignerons. Alors que la gestion courante est assurée par le Syndic et le Chef Caviste, la planification des besoins annuels et les relations avec nos Maistres Vignolants sont gérées par la commission in extenso, comprenant le Grand Patron, le Grand Patron Adjoint, le Trésorier, le Sénéchal, le Grand Scribe et l'intendant du Stamm du jeudi. Dans certains cas, la Commission des vins est complétée par un ou plusieurs Conseiller(s).
Commission de Solidarité (selon besoin)
La Commission de solidarité se charge des relations avec des Confrères devant faire face à des difficultés particulières. Sous la direction du Grand Patron, assisté du Syndic et du Préfet Maritime elle se réunit selon le besoin et en temps utile.
Commission Informatique (selon besoin)
La commission informatique se réunit sur demande du Héraut ou du Conseil pour traiter essentiellement d'aspects de qualité, de changement ou de maintenance en lien avec les systèmes de gestion et les plateformes de communication électroniques de la CPO et la CLIO. Elle résoud les problèmes opérationnels importants et établit des recommandations à l'attention du Conseil lors de changements significatifs. Son resposable est le Héraut, et ses membres comprennent le Sénéchal, et plusieurs spécialistes techniques, en charge des principales applications et systèmes (sites Internet et Intranet, site de gestion des Sorties de la Barque, le chargé des archives, des autres applications de gestion et des relations avec les fournisseurs de services).